De complexiteit van projecten is de afgelopen jaren fors toegenomen. ‘Opdrachtgevers zeggen vaak: hier moet volgend jaar een eiland liggen. Vervolgens leggen ze een eisenpakket neer’, weet ing. Lianne Versteeg, sinds een jaar planning engineer bij waterbouwer Van Oord. Het is een onmisbare functie bij dit type projecten, want planning is essentieel. ‘Voor een puzzelaar fantastisch werk.’

Treinreizigers kennen de problematiek maar al te goed: een reis plannen met korte overstaptijden en dan de pech hebben dat een vertraging alles overhoop gooit. De reistijd loopt flink op en improviseren is noodzakelijk. Het plannen van ruimere overstaptijden is een alternatief. Overwegingen van kans maal effect spelen hierbij een rol. Zo mag de trein naar Schiphol best geruime tijd voor het opstijgen van het vliegtuig arriveren.

Ing. Lianne Versteeg, planning engineer bij Van Oord, buigt zich in haar dagelijkse werk onder meer over dit type puzzels. Bij haar bestaan de puzzelstukjes onder meer uit de aankomst- en vertrektijden van schepen als cutterzuigers en sleephopperzuigers, de looptijden van vergunningaanvragen, de weken waarin de zee onwerkbaar ruw is, en de broedperioden van zeedieren.

Voldoende speling

Dit alles moet ze verwerken in een planning die nét niet te strak is. Materieel mag niet te lang stilliggen, maar onvoldoende speling is ook niet goed. Het is onacceptabel dat de planning bij slecht weer of door een schip dat te laat binnenkomt, op de schop moet, zegt Versteeg. ‘Het laten aanrukken van extra materieel om de deadline van de opdrachtgever te halen is ook een flinke kostenpost. Die puzzel oplossen, het balanceren tussen speelruimte én korte doorlooptijden, is zeer uitdagend werk.’

De functie van planning engineer is meer expliciet op de kaart gezet bij Van Oord, omdat projecten de laatste tien jaar aanzienlijk complexer zijn geworden. Het maken van een offerte is hierdoor een stuk lastiger. Planning en risicoanalyse werden voorheen vaak gecombineerd met andere functies. Dat gaat niet meer, licht Versteeg toe. ‘Tegenwoordig ligt de nadruk op de zogenoemde Engineering, Procurement & Construction-projecten. Een opdrachtgever geeft aan: hier moet een eiland komen, en dat moet aan het volgende eisenpakket voldoen. Steeds meer risico’s verschuiven zo van opdrachtgever naar aannemer. Daar houden we in onze offerte rekening mee.’

Vastbijten

De toegenomen projectcomplexiteit is uitvoerig geanalyseerd binnen het programma Complex Projects dat Van Oord twee jaar geleden startte. Als gevolg van het programma is onder meer de tenderfase, de periode waarin de offerte wordt samengesteld, op de schop gegaan. Het team dat zich enkele maanden vastbijt in de offerte, is nu flink uit gebreid. Ook de planning engineer maakt er deel van uit.

Dit team moet onder een behoorlijke tijdsdruk een solide product leveren. Kosten, tijdpad en hoeveelheid materiaal moeten tot in de puntjes zijn uitgedokterd, en diverse scenario’s doorgerekend en tegen elkaar afgezet. ‘Maar denk ook aan zaken als hoeveel bedden er nodig zijn voor het personeel en welke accommodatie. We werken in die maanden intensief samen om de deadline te halen. Dat is een enorme uitdaging. Daarnaast bouwen we niet alleen een tenderdocument op; we groeien ook echt als team.’

Schildpadden

Deze nieuwe manier van werken is eerder dit jaar getest bij een pilotproject voor een haven in Zuid-Amerika. Een van de eerste taken van Versteeg was het uitpluizen van het eisenpakket van de klant. ‘Uit het bestek filteren wij de benodigde details en vervolgens gaan alle teamleden ermee aan de slag. Vervolgens breng ik de diverse brokken informatie samen. In welke periode is de zee te ruw? Wanneer broeden de schildpadden? Wat voor materieel gaan we gebruiken? Ik probeer die puzzelstukken in elkaar te schuiven tot een planning. Als ik een te groot risico traceer, trek ik aan de bel. Kan dit niet anders? Dan gaan we brainstormen.’

Het is zaak om al snel in het planningsproces risico’s te signaleren en vast te leggen. ‘Misschien moeten we ander materieel gebruiken. Dan moeten we daar snel een vergunning voor regelen. Als dat niet lukt, moeten we verder kijken.’

Van Oord was in zijn nopjes met het verloop van de tender voor dit project. In dat opzicht is de pilot geslaagd. Alle tenders verlopen nu op diezelfde manier en er worden goede resultaten verwacht. ‘Uiteindelijk maakt een goede planning de uitvoering van het project niet spannender, maar wel succesvoller.’

De foto's hieronder geven een impressie van het veelzijdige werk bij Van Oord.